Hướng dẫn 3 cách lọc dữ liệu trong Excel nhanh, đơn giản

Việc sử dụng bảng tính Excel đã không còn quá xa lạ với cuộc sống, công việc của nhiều người, nhất là những người làm tin học văn phòng, kiểm toán. Cùng với đó, cách sử dụng Excel sao cho hiệu quả và nhanh gọn nhất luôn là điều mà nhiều người muốn hướng tới, nhưng không phải ai cũng làm được. Bạn có thể biết đếm ô điều kiện, biết thông kê…Vậy bạn đã biết cách lọc dữ liệu trong Excel hay chưa? Và bài viết sau đây của chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những mẹo để lọc dữ liệu excel vừa tiết kiệm thời gian lại còn giúp năng suất lao động được tăng cao.

Cách lọc một vùng dữ liệu trong Excel.

Lọc dữ liệu trong excel là một cách đơn giản để hiển thị các dữ liệu ở một thời điểm nhất định cũng như xóa các dữ liệu không cần thiết. Và khi lọc bạn có thể lọc theo nhiều cách như lọc theo hàng, theo cột…Và sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lọc một vùng dữ liệu trên excel dễ dàng.

Bước 1: Excel của bạn cần có bộ lọc Filter, và nếu chưa có hãy làm theo cách sau để thêm bộ lọc.

• Cách 1:  Bạn chú ý trên tab Data, ở trong nhóm Sort và Filter, người dùng hãy chọn nút Filter để thực hiện quá trình lọc dữ liệu excel.
• Cách 2: Trên tab Home, người dùng truy cập nhóm Editing, nhấn chọn Sort >> Filter.
• Cách 3:  Hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + L.

Bước 2: Người dùng chọn vùng dữ liệu cần lọc ( hãy đề tiêu đề ở mỗi đầu cột để theo tác được đúng). Và ở trên thanh data, bạn hãy kích chuột chọn Filter.

Bước 3: Dùng chuột click vào mũi tên ở đầu cột cần lọc, tiếp đó chọn Text Filters hoặc Number Filters.

Bước 4: Bạn cho phép so sánh thích hợp, ví dụ như để chọn các số giữa giới hạn nhỏ và lớn nhất người dùng nhấn Between.

Bước 5: Ở trong hộp Custom AutoFilter, người dùng hãy chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu bạn muốn.

Bước 6: Nhấn chọn OK để hoàn thành việc chọn dữ liệu của một vùng trên Excel.

Cách lọc dữ liệu trong bảng.

Trong trang tính Excel của bạn có rất nhiều bảng với một lượng dữ liệu quá lớn. Để dễ dàng tìm kiếm và xử lý dữ liệu bạn nên sử dụng lọc dữ liệu cho nhanh chóng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn. Và sau đây chúng tôi sẽ cùng bạn khám phá cách lọc dữ liệu trong bảng excel.

Cách 1: Lọc dữ liệu nhanh trong bảng.

Đây là phương pháp tương đối nhanh gọn và dễ làm khi thao tác với bảng.

Bước 1: Bạn cần chọn vùng dữ liệu cần lọc ( chú ý là nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được đúng). Chú ý tới thanh Data và hãy kích chuột để chọn mở Filter.

Bước 2: Nhấn chọn biểu tượng hình tam giác trên tiêu đề của cột muốn lọc dữ liệu.

Bước 3: Trong hộp thoại mới xuất hiện, bảng danh mục số hoặc chữ được hiển thị. Bạn hãy bỏ chọn ô vuông trước Select All ở đầu list. Tiếp đó bạn tích vào các ô mình muốn chọn để lọc dữ liệu mong muốn.

Bước 4: Nhấn chọn OK. Lúc nãy dữ liệu bạn đã lọc sẽ được hiển thị còn những dữ liệu không mong muốn sẽ tạm thời bị ẩn đi. Và tiêu đề của cột được lọc sẽ hiện biểu tượng lọc.

Cách 2: Sử dụng chức năng Advanced Filter trong Excel để lọc bảng tính.

Đây là cách để lọc một bảng tính lớn, nhiều hàng nhiều cột, và các dữ liệu trùng nhau trong bảng tính Excel.

Yêu cầu khi sử dụng cách này.

• Tiêu đề của các cột dữ liệu trong bảng dữ liệu  phải là duy nhất, sẽ không có 2 hay nhiều cột dữ liệu có tiêu đề trùng nhau.
• Không có dòng trống ở bảng dữ liệu cần được lọc.

Tạo bảng điều kiện cần lọc dữ liệu.

• Chọn tiêu đề để làm điều kiện lọc, tiếp đó nhấn vào Home >> Chọn Copy hoặc tổ hợp Ctrl + C.
• Dán Ctrl + V vào một ô trống bất kỳ trong bảng Excel.
• Nhập điều kiện lọc và những điều kiện OR cần được sắp xếp theo chiều đứng. Còn điều kiện AND thì xếp theo chiều ngang.

Sử dụng chức năng Advanced Filter để lọc dữ liệu.

Bước 1: Lựa chọn data sau đó nhấn Advanced.

Bước 2: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện, và trong phần Action có 2 sự lựa chọn: Filter the list, in-place là dùng để lọc và trả về kết quả ở chính bảng dữ liệu cần lọc. Hoặc Copy to another location dùng để lọc và trả về kết quả lọc ở một vị trí khác do bạn chọn.

Bước 3: Ở trong phần List range, bạn hãy chọn vào biểu tượng cùng dòng phía bên phải. Sau đó chọn bảng dữ liệu cần lọc người dùng có thể nhấn chuột, tiến hành giữ và kéo đến ô cuối trong bảng tính. Tiếp đó thả chuột và nhấn vào biểu tượng bên cạnh.

Bước 4: Trong phần Criteria range thực hiện tương tự như bước trên để chọn được điều kiện lọc.

Bước 5: Bởi vì chọn Copy to another location, nên cần chọn ô trong phần Copy to ở bảng. Sau đó nhấn OK để hoàn tất quá trình lọc dữ liệu bảng.

Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng màu sắc.

Trong quá trình nhập dữ liệu trong bảng excel, người dùng đã sử dụng màu sắc khác nhau để đánh dấu các ô. Và khi muốn lọc thì bạn có thể thực hiện theo cách sau đây.

Bước 1: Người dùng chọn biểu tượng lọc ở trong ô tiêu đề của cột đã được định dạng màu sắc từ trước đó.

Bước 2: Nhấn chọn Filter by Color, sau đó bạn lựa chọn màu các bạn muốn lọc ra. Tiếp đó bảng tính sẽ cho ra kết quả mà bạn muốn lọc theo màu.

Ngoài ra trong phiên bản Excel 2013, 2016 bạn cũng có thể tạo slicer để lọc dữ liệu của bảng tính.

Bước 1: Người dùng chọn một ô bất kỳ có trong bảng. Tiếp đó chọn Design và nhấn Insert Slicer.

Bước 2: Tiếp theo đó, hộp thoại Insert Slicers xuất hiện và ở trong đó các bạn chọn các cột cần lọc dữ liệu >> Nhấn chọn OK.

Bước 3: Hộp thoại chứa các cột mà bạn đã chọn sẽ xuất hiện. Lúc này bạn hãy chọn vào các dữ liệu có trong hộp thoại đó nếu bạn chọn nhiều cột để tiến hành lọc.

Bước 4: Nhấn giữ Ctrl để chọn được nhiều dữ liệu trong một cột và bạn sẽ thấy kết quả là các dữ liệu sẽ nhanh chóng được lọc theo yêu cầu của bạn.

Về cơ bản, đây là những cách đơn giản và nhanh chóng hiệu quả nhất mà người dùng có thể áp dụng trong việc lọc dữ liệu bảng tính Excel. Việc bạn cần làm là thông qua bài viết này hãy nắm chắc các hướng dẫn trên, đồng thời lưu lại và ghi nhớ lại để sử dụng khi cần thiết nhất. Vậy mới thấy cách lọc dữ liệu trong Excel quan trọng và cần thiết với cuộc sống của con người như thế nào, nhất là với những người làm văn phòng.