Hướng dẫn lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

Để tiết kiệm thời gian gõ dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel các bạn có thể dùng một số hàm hoặc thủ thuật. Hôm nay, Code Monkey sẽ hướng dẫn các bạn cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel. 

Một số cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác.

Có rất nhiều cách để chuyển dữ liệu từ bảng này sang bảng khác nhưng Code Monkey sẽ giới thiệu đến các bạn 3 cách được nhiều người sử dụng nhất và hiệu quả nhất.

Cách 1: Dùng hàm Vlookup

Vlookup là hàm giúp bạn tìm kiếm định danh mà bạn chỉ định dữ liệu nguồn. Nó có thể tìm kiếm dữ liệu bất kỳ giữa 2 bảng khác nhau thuộc 2 sheet hoặc 2 file khác nhau.

Dưới đây là cú pháp của hàm Vlookup:

= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

= VLOOKUP(giá trị tra cứu, phạm vi bảng, số cột, [true/false])

Ý nghĩa của các tham số:

• • Lookup-value: Giá trị cần tìm là ô có định danh duy nhất.
  • Table_array: Phạm vi bảng có giá trị bạn cần tìm.

• Col_index_num: Số cột là số thứ tự của cột dữ liệu trong bảng cần dò tìm được đếm từ trái sang phải. Đừng nhầm lẫn với ký tự của cột (A, B, C…).

• Range_lookup: True/False là tham số này là không bắt buộc (True=1, False=0)

• Nếu bạn nhập Range_lookup = 1 (True) có nghĩa So sánh tương đối, gần giống thì chấp nhận được.
• Nếu Range_lookup = 0 (False): So sánh chính xác
• Nếu bạn không đánh 1 or 0 hay True or False khi viết công thức, thì Excel tự động hiểu là Range_lookup = 1

Để lấy dữ liệu từ cột thứ 8 ở bảng trên sang một bảng khác, các bạn có thể nhập công thức vào sheet Sales Amounts và nhấp vào B5.

Nhập công thức:

=VLOOKUP(A5,data,8,FALSE)

( data là phạm vi bảng $A$4: $H$16)

Sau khi nhập xong công thức, các bạn nhấn Enter thì kết quả sẽ là 40. Để điền nhanh công thức vào giá trị các ô còn lại trong cột. Các bạn đặt con trỏ vào góc dưới bên phải của ô, để con trỏ hiện dấu + màu đen và double click thì các ô còn lại sẽ ra kết quả.

Cách 2: Dùng hàm Match

Hàm MATCH cho biết vị trí của giá trị mà bạn đang tìm kiếm. Lưu ý hàm này không trả về giá trị dữ liệu cho bạn.

Cú pháp của hàm MATCH là:

= MATCH (giá trị tra cứu, phạm vi bảng, [kiểu trùng])

Ý nghĩa các tham số: 

Giá trị tìm kiếm: bạn sẽ nhập định danh của ô cần tìm ví dụ: B2

Phạm vi bảng: có giá trị bạn đang tìm kiếm.

Kiểu trùng: tham số không bắt buộc: là cách mà bạn chỉ định cho nó trùng như thế nào:

• Giá trị cao nhất tiếp theo: -1 ( có nghĩa là các giá trị phải theo thứ tự giảm dần)
• Giá trị mục tiêu: 0 ( có nghĩa là các giá trị có thể theo thứ tự bất kỳ)
• Giá trị thấp nhất định tiếp theo: 1 (có nghĩa là các giá trị phải theo thứ tự tăng dần)

Tìm kiếm giá trị có trong ô A5 ( 2013) ở vị trí bao nhiêu, ta nhập hàm MATCH:

= MATCH(A5, A4:A16, 1)

Lúc này, giá trị trả ra của hàm Match là 14. Có nghĩa là giá trị trong ô A5 (2013) trong bảng phạm vi ( A4:A16) đang ở vị trí 14 đếm từ ô A4 trở đi.

Cách 3: Dùng hàm Index

Hàm INDEX tương tự như hàm VLOOKUP nhưng lại sự đối lập với hàm MATCH. Đây là hàm mà bạn sẽ nhận được giá trị của ô khi bạn cho biết hàng và cột của dữ liệu mà bạn muốn tìm.

Cú pháp của hàm INDEX là:

=INDEX (phạm vi dữ liệu, số hàng, [số cột])

Ý nghĩa các tham số: 

Phạm vi dữ liệu: là phạm vi có dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm.

Số hàng: là bạn nhập tên ô bạn tìm, ví dụ A6.

Số cột: là bạn nhập tên ô bạn bắt đầu tìm kiếm ví dụ: E6.

Nếu phạm vi bạn tìm kiếm là một hàng hoặc một cột thì số cột hoặc số hàng không bắt buộc phải nhập.

Đối với bảng Excel giống như đã sử dụng ở trên, bạn muốn tìm kiếm giá trị đang có trong hàng 9, cột 3 của bảng. Bạn sẽ có công thức:

=INDEX(data,A6,B6)                                  Or                         = INDEX($A$4: $H$16, A6, B6)

Nhìn chung, Excel có rất nhiều hàm cũng như nhiều khả năng tuyệt vời. Để lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel các bạn có thể sử dụng một số hàm trên. Hy vọng Code Monkey có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn thông qua bài viết này.