[Tổng hợp] 7 Quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết

Bạn là sinh viên hay nhân viên văn phòng thường xuyên làm việc trên trình soạn thảo văn bản. Bạn đang cần tìm hiểu về quy tắc gõ văn bản trong word để

phục vụ cho học tập, và công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Bài viết dưới đây, Code Monkey sẽ giúp bạn nắm rõ quy tắc văn bản trong word để trở nên chuyên nghiệp hơn.

Một số quy tắc khi soạn thảo văn bản trên Word chuyên nghiệp

Có thể nói trình soạn thảo văn bản ngày nay đã trở thành một công cụ hữu ích và không thể thiếu trong học tập và công việc của chúng ta. Và việc nắm quy tắc gõ văn bản trong word là điều vô cùng quan trọng và cần thiết, bạn cần nắm rõ.

1. Hiểu và phân biệt được các khái niệm ký tự, từ, câu, dòng và đoạn là gì?

Khi chúng ta bắt đầu làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự hay còn gọi là Character. Các ký tự này phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím và có một số ký tự có sẵn trong phần mềm.

Nhiều ký tự (khác ký tự trắng Space) khi ghép lại với nhau thành một từ (Word) hoàn chỉnh. Và các từ phân biệt với nhau bằng dấu cách ( Space hay khoảng trắng).

Tập hợp các từ sẽ tạo thành câu và khi kết thúc bằng dấu ngắt câu. Ví dụ dấu chấm (.) sẽ ngắt các câu và phân biệt các câu (Sentence).

Còn khi có nhiều câu có nội dung liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó thì sẽ tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph). Trong phần mềm soạn thảo word, đoạn văn bản sẽ được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Điều này sẽ tạo ra một đoạn văn bản mới và phím Enter được dùng khi này. Đoạn là một thành phần khá quan trọng của văn bản và thông thường khoảng giãn cách giữa các đoạn sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn văn bản.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm Word sẽ có sự khác biệt với việc người dùng sử dụng tổ hợp phím để tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như: Phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Khi bạn sử dụng các phím này, máy tính sẽ tự ngắt dòng cho bạn tại vị trí đó.

Đoạn văn bản được soạn thảo sẽ được hiển thị trên màn hình, và được chia thành nhiều dòng, tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ đã tùy chọn… Vì thế có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) kéo dài từ bên trái sang bên phải màn hình hiển thị.

Như vậy, chúng tôi vừa cung cấp cho các bạn những khái niệm cơ bản cần nắm rõ khi soạn thảo văn bản trong Word. Từ đó dễ dàng trong việc phân biệt và sử dụng những khái niệm này, tránh mắc các lỗi đơn giản về từ hay ký tự, câu…

2. Nguyên tắc xuống dòng của từ cần được nắm chắc.

Đây là một nguyên tắc cần chú ý trong soạn thảo văn bản, khi người dùng gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ tự động thực hiện động tác tự xuống dòng. Và quy tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Vì vậy, nếu không đủ chỗ để hiển thị đủ cả một từ trên dòng thì phần mềm sẽ ngắt cả từ đó xuống dòng tiếp theo.

Vị trí của từ bị ngắt dòng sẽ có sự phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, cỡ chữ, độ rộng cửa sổ màn hình. Do đó, khi không thiết ngắt dòng, bạn hãy cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Và việc có ngắt câu hay không là do phần mềm tự chọn.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những quy tắc quan trọng nhất và cần nắm rõ nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có ở việc soạn thảo trên máy tính mà không có trên việc viết tay. Chính bởi vậy mà một số quy tắc đặc thù khi soạn thảo văn bản mới xuất hiện.

3. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản trên Word cần ghi nhớ.

Sau khi đã nói qua về một số khái niệm và nguyên tắc về khi xuống dòng. Tiếp theo đây chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn các quy tắc soạn thảo văn bản trên máy tính. Các quy tắc này tương đối dễ hiểu và dễ nhớ, đặc biệt áp dụng cho mọi phần mềm và hệ điều hành.

4. Quy tắc khi gõ văn bản không sử dụng phím Enter để xuống dòng.

Khi người dùng sử dụng word để soạn văn bản, hãy cứ gõ văn bản và để việc xuống dòng cho cho phần mềm tự động lo. Bởi phím Enter chỉ được dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Khi bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng thì máy tính sẽ tự hiểu là bạn muốn sang đoạn mới.

Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại khi sử dụng máy đánh chữ. Vì máy đánh chữ người dùng luôn phải chủ động trong việc xuống dòng.

5. Giữa các từ chỉ sử dụng duy nhất một dấu khoảng trống và cũng không sử dụng dấu khoảng trống đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Chỉ sử dụng một dấu cách là đủ để phần mềm phân biệt được các từ với nhau. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng sẽ phụ thuộc vào sự tính toán của phần mềm.

Khi bạn sử dụng quá nhiều dấu cách giữa hai từ sẽ gây ra trường hợp phần mềm ngầm hiểu dấu cách đó cũng là một từ. Và sẽ phân chia khoảng cách giữa các phím cách đó với các từ. Do đó khoảng cách giữa các từ sẽ bị thay đổi và không có tính khoa học và được thể hiện rất xấu.

6. Quy tắc về việc ngắt dấu câu khi soạn thảo văn bản trên word.

Một số dấu câu được sử dụng nhiều trong văn bản như: Dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu hỏi. Các dấu này phải được gõ sát vào các từ đứng trước nó, và phía sau sẽ là dấu cách nếu vẫn còn nội dung cần gõ tiếp.

Lý do cần tuân thủ quy tắc này là: Nếu các dấu ngắt câu không được gõ sát vào từ đi trước thì phần mềm sẽ tự động hiểu là dấu câu này thuộc vào một từ khác. Từ đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện tại. Như vậy điều này không đúng với quy tắc ngắt câu cũng như ý nghĩa của dấu câu này.

7. Quy tắc khi gõ dấu mở ngoặc, đóng ngoặc kép và đơn.

Các dấu mở ngoặc hoặc mở kép đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó từ, ký tự tiếp theo cần phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Ví dụ: “Quy tắc gõ văn bản trong word”.

Giống như vậy, các dấu đóng ngoặc đơn hoặc ngoặc kép phải được hiểu là ký tự cuối cùng của từ và được viết sát vào ký tự cuối cùng bên trái của dấu này.

Một số điều cần lưu ý khi sử dụng các quy tắc gõ văn bản trên Word.

• Các quy tắc này chỉ áp dụng cho các văn bản hành chính thông thường, được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày với các công việc như soạn thảo, viết báo, thư từ… Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hạn hẹp như soạn thảo các công thức toán học hoặc lập trình máy tính là không cần thiết sử dụng các quy tắc này.
• Các quy tắc nêu trên không có khả năng bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trong thực tế cuộc sống. Khi gặp các trường hợp đặc biệt khác, người dùng hãy vận dụng thật hiệu quả các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của phần mềm để sử dụng cho trường hợp riêng.

Như vậy, chúng tôi vừa cung cấp cho người dùng các quy tắc gõ văn bản trong Word vừa đơn giản nhưng lại không mất đi tính chuyên nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ này bạn sẽ áp dụng thật tốt vào chính xác vào công việc và cuộc sống của mình. Từ đó tránh các sai lầm không đáng có trong kỹ năng soạn văn bản, gây ảnh hưởng đến hiệu suất và kết quả làm việc của bản thân.