Hướng dẫn cách khóa ô trong Excel qua 4 bước đơn giản.

Sau một khoảng thời gian cặm cụi, miệt mài nhập dữ liệu vào Excel nhưng chỉ với một thao tác vô tình bạn đã có thể khiến công sức của bạn biến mất. Hoặc khi bạn cần chia sẻ những thông tin đó cho người khác xem, nhưng không muốn dữ liệu ban đầu bị chỉnh sửa, biến hóa khác đi. Điều bạn cần làm khi đó là khóa ô trong Excel lại. Nhưng bạn lại không biết cách thực hiện như thế nào, rồi cách mở khóa ra sao? 

Khóa ô trong Excel với thao tác đơn giản.

Khi bạn muốn bảo vệ dữ liệu vùng làm việc trên bảng tính hay bảo vệ một số ô nhất định để chúng không bị đè lên trong quá trình nhập liệu mới. Bạn cần thực hiện ngay thao tác khóa ô Excel để tránh khỏi tình trạng vô tình ấn nhầm, xóa mất thông tin trong excel với các cách sau.

1. Khóa ô Excel nhất định để bảo vệ dữ liệu trang tính.

Bạn đang phải thao tác với một trang tính quá lớn, quá nhiều dữ liệu. Bạn cần bảo vệ một số ô nhất định, vì vậy bạn cần khóa các ô được chọn trong Excel lại để không bị mất thông tin.

Bước 1: Người dùng cần mở khóa toàn bộ trang tính Excel ra.

Theo mặc định, tùy chọn Locked (đã khóa) được kích hoạt mặc định cho toàn bộ các ô trên trang tính. Và đó là lý do tại sao người dùng phải mở khóa cho tất cả các ô trên trang tính thì mới có thể chọn khóa ô cho từng ô riêng lẻ, nhất định được.

• Nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấp chuột chọn vào nút Select All trong một bảng excel để bôi đen toàn bộ trang tính excel đó. 
• Nhấn tổ hợp Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells hoặc người dùng cũng có thể dùng chuột phải click vào bất kỳ ô nào đã chọn và chọn Format Cell từ trình đơn ngữ cảnh.
• Trong hộp thoại Format Cells, người dùng chuyển sang tab Protection, bỏ chọn tùy chọn Locked và kết thúc bằng việc nhấn OK.

Bước 2: Lựa chọn ô, cột, dãy mà bạn cần khóa.

Để khóa các ô, dãy, người dùng có thể dùng chuột, các phím hoặc mũi tên kết hợp với nút Shift để tạo lệnh. Để chọn các ô không liền kề, người dùng có thể bấm và giữ phím Ctrl và con trỏ chuột để chọn các ô khác nhau.

Khi bạn muốn bảo vệ một cột thì hãy nhấn chọn chữ cái đại diện của cột đó. Hoặc chọn bất kỳ ô nào muốn khóa và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space.

Với trường hợp muốn chọn các cột liền kề, hãy nhấp chuột phải vào tiêu đề cột đầu tiên và kéo chuột qua các chữ cái đại diện của cột về phía bên trái hay bên phải. Hoặc có thể thao tác bằng việc chọn cột đầu tiên và giữ phím Shift và nhấn chuột chọn ô cuối cùng.

Để chọn các cột không liền kề hãy chọn chữ cái cột đầu tiên, giữ chọn phím Ctrl và nhấn vào các  tiêu đề cột khác mà bạn muốn khóa.

Để bảo vệ các hàng trong bảng tính, có thể chọn theo cách tương tự như trên.

Bước 3: Tiến hành thao tác khóa ô đã chọn.

Khi đã chọn xong các cột, ô cần khóa, người dùng nhấn tổ hợp Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format cells và chuyển sang tab Protection và kiểm tra phần tùy chọn Locked.

Bước 4: Bảo vệ trang tính Excel của bạn.

Trên tab Review  trong nhóm Changes, người dùng hãy nhấn chọn vào nút Protect Sheet. Hoặc có thể nhấp chuột phải vào tab sheet và chọn Protect Sheet.

Hộp thoại mới được mở ra, người dùng sẽ được nhắc đặt mật khẩu ( Password) và chọn hành động mà bạn cho phép người khác có thể làm. Khi làm xong hãy nhấn OK.

Giờ thì các ô, cột, đã được khóa và bảo vệ khỏi các thay đổi, và các ô tính khác không được chọn vẫn có thể chỉnh sửa lại bình thường.

2. Khóa ô có công thức trong Excel với thao tác đơn giản và hiệu quả.

Việc sử dụng Excel trong tính toán, thống kê, kiểm soát dữ liệu là điều cần làm thường xuyên. Đặc biệt khi bạn cần phải chia sẻ những dữ liệu đó cho người, cơ quan khác. Tuy nhiên bạn lại không muốn bảng tính của mình bị chỉnh sửa các công thức đã được lập ra. Vì vậy bạn có thể thực hiện khóa ô có công thức qua các bước sau đây:

Bước 1: Người dùng hãy chọn vào sheet chứa các công thức cần được bảo vệ, sau đó sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả các ô đó. Sau đó click chuột phải vào biểu tượng rồi chọn Format Cells.

Bước 2: Tại hộp thoại này người dùng chọn Protection rồi bỏ chọn Locked, nhấn chọn OK.

Bước 3: Lúc này, người dùng có thể làm theo cách thủ công như nhấn Ctrl và chọn từng ô chứa công thức cần bảo vệ. Hoặc chọn Home sau đó nhấp Find & Select (phím tổ hợp Ctrl + G) >> Nhấn chọn Go to Special ( tổ hợp muốn chọn hết các ô công thức trong sheet). Trong hộp thoại Go To Special hãy chọn Formulas và rồi nhấp vào OK.

Bước 4: Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện việc bảo vệ ô công thức. Sau khi người dùng nhấn OK, hãy chọn Home -> Format -> và chọn Format Cells. Người dùng tìm tới thẻ Protection và chọn Locked để khóa các ô có công thức và nhấn OK để kết thúc.

Như vậy với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể bảo vệ các ô có công thức khỏi các chỉnh sửa từ người khác rồi.

Cách mở khóa ô trong Excel.

Trong phần đầu chúng tôi đã cung cấp cho bạn cách để khóa ô nhất định cũng như khóa ô công thức trong Excel. Tuy nhiên khi bạn cần chỉnh sửa những dữ liệu đó, việc mở khóa ô là điều cần thiết. Và dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một số cách mở khóa ô trong excel đơn giản.

1. Cách mở khóa ô trên một trang tính Excel được bảo vệ.

Khi bạn cần chỉnh sửa hoặc giao cho một người tin cậy khác chỉnh sửa các ô excel. Bạn có thể cho phép các ô đó được mở khóa bằng mật khẩu theo các bước sau.

Bước 1: Chọn các ô, cột, dãy mà người dùng muốn mở bằng mật khẩu khi trang đã được bảo vệ.

Bước 2: Người dùng chuyển đến tab Review, tiếp đó nhấn chọn Changes và nhấp chuột vào Allow Users to Edit Ranges. Lưu ý khi nút Allow Users to Edit Ranges đã được tô màu xám, hãy chọn Unprotect Sheet trên tab Review.

Bước 3: Khi hộp thoại Allow Users to Edit Ranges xuất hiện, nhấn vào nút New để thêm một phạm vi mới.

Bước 4: Khi hộp thoại New Range hiện ra, hãy làm theo hướng dẫn sau.

• Trong hộp Title, người dùng hãy chọn một tên dải ô có ý nghĩa thay vì tên mặc định là Range1.
• Trong ô Refers to cells, nhập ô hoặc lựa chọn tham chiếu phạm vi.
• Ở hộp thoại Range password, hãy nhập mật khẩu.
• Nhấn chọn nút Ok để hoàn tất.

Bước 5: Cửa sổ mật khẩu sẽ xuất hiện và nhắc người dùng nhập lại mật khẩu. Hãy thực hiện việc này và nhấn Ok.

Bước 6: Cột mới sẽ xuất hiện trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges. Khi bạn muốn thêm vài dải thì hãy làm lại các bước từ 2 đến 5.

Bước 7: Nhấn chọn nút Protect Sheet ở nút của cửa sổ để áp dụng đặt bảo vệ cho trang tính excel.

Bước 8: Trong cửa sổ Protect Sheet, người dùng nhập mật khẩu để hủy bảo vệ sheet, kiểm tra các hộp bên cạnh các thao tác bạn muốn cho phép rồi nhấn OK.

Bước 9: Trong cửa sổ xác nhận mật khẩu, người dùng nhập lại mật khẩu và chọn Ok để kết thúc.

Như vậy, trang tính của bạn đã được bảo vệ bằng mật khẩu cũng như các ô nhất định sẽ được mở khóa bằng mật khẩu bạn cung cấp cho phạm vi đó.

2. Cho phép một số người dùng nhất định có thể chỉnh sửa các ô trong Excel không cần mật khẩu.

Việc dùng mật khẩu để mở khóa ô rất an toàn, nhưng trong một số trường hợp lại rất bất tiện. Lúc này, bạn cần thiết lập quyền cho người dùng cụ thể để có thể chỉnh sửa các ô, dãy mà không cần nhập mật khẩu.

Bước 1: Chuyển đến tab Review và nhấn chọn Changes >> nhấp vào Allow Users to Edit Ranges. Lưu ý khi thấy Allow User to Edit Ranges hiển thị màu xám, hãy chọn Unprotect Sheet để loại bỏ bảo vệ bảng tính.

Bước 2: Khi cửa sổ Allow Users to Edit Ranges, người dùng chọn phạm vi mà mình muốn thay đổi các quyền, tiếp đó nhấp vào nút Permissions.

Bước 3: Cửa sổ Permissions mở ra, người dùng chọn Add.

Bước 4: Trong hộp Enter the object names to select, hãy tiến hành nhập tên của người dùng mà bạn muốn cho phép chỉnh sửa phạm vi, bảng tính.

Muốn xem được định dạng tên yêu cầu, nhấn chọn liên kết examples. Hoặc nhập tên người dùng đã được lưu trên miền của bạn và nhấp vào nút Check Names để xác minh danh tính. Lúc này excel sẽ xác nhận tên và áp dụng định dạng được yêu cầu.

Bước 5: Khi người dùng đã nhập và xác nhận tên của tất cả những người được bạn muốn cho quyền phép chỉnh sửa phạm vi đã chọn, thì hãy nhấp vào nút OK.

Bước 6: Trong phần Group or user names, người dùng hãy chỉ định loại quyền cho mỗi người dùng (Allow hoặc Deny). Tiếp đó nhấp vào nút OK để lưu các thay đổi vừa rồi và đóng thư mục lại.

Một chú ý là nếu một ô nào đó thuộc nhiều hơn một phạm vi được mở bằng mật khẩu. Thì tất cả người dùng được phép chỉnh sửa một bất kỳ phạm vi nào đều có thể chỉnh sửa ô đó.

3. Cách bỏ khóa ô công thức trong Excel đơn giản và nhanh chóng.

Với bảng tính đã được cài công thức một số ô mặc định. Người dùng hoàn toàn có thể mở khóa công thức bằng cách sau.

Bước 1: Mở trang tính Excel nhấn vào tab Review, tiếp đó chọn tiếp Unprotect Sheet.

Bước 2: Lúc này nhập đúng mật khẩu công thức mà bạn đã thiết lập lúc trước >> Nhấn OK.

Bước 3: Và khi ô dữ liệu sử dụng công thức đã hiển thị trở lại. Khi nhấp chuột vào các ô đó, công thức sẽ hiện lên trên.

Với những chia sẻ chi tiết nhưng cũng rất khách quan trên đây, hy vọng bạn đã có thêm những thủ thuật mới để thực hiện cách khóa ô trong excel cũng như mở khóa dễ dàng. Hãy lưu lại ngay những thông tin này để áp dụng khi cần thiết trong cả công việc cũng như cuộc sống. Bởi những thủ thuật với máy tính chưa bao giờ là thừa cả!