Hướng dẫn sử dụng Hàm VLOOKUP chi tiết và ví dụ cụ thể

Các hàm tính trong excel là công cụ hữu dụng nhất giúp người dùng thu được kết quả mong muốn. Hàm Vlookup trong excel là một hàm tính cần thiết, được nhiều người sử dụng, tuy nhiên những người bắt đầu dùng excel lại khá bỡ ngỡ và khó hiểu khi sử dụng. Dưới đây là toàn bộ hướng dẫn sử dụng hàm Vlookup chi tiết và ví dụ cụ thể giúp người dùng hiểu rõ và áp dụng nhanh nhất.

Hàm VLOOKUP là gì?

Trước tiên, muốn sử dụng thành thạo bất kỳ hàm tính nào, người dùng phải hiểu được ý nghĩa, chức năng của các hàm, từ đó áp dụng vào cho đúng. Hàm VLOOKUP là một hàm tính hỗ trợ người dùng dò tìm dữ liệu theo hàng dọc (theo cột) trong Excel.

Chức năng thông dụng của VLOOKUP là một hàm dữ liệu, hoạt động dựa trên bảng cơ sở dữ liệu hoặc đơn giản hơn là một bảng danh sách như danh sách khách hàng, danh sách nhân sự công ty, danh sách sản phẩm,… Có thể xem ví dụ về một bảng danh sách dưới dây: 

Chú ý:  Khi sử dụng hàm VLOOKUP người dùng lưu ý, cột chứa dấu hiệu nhận biết, dùng để tham chiếu phải là cột đầu tiên.

Công thức của hàm VLOOKUP trong Excel 

Trong các phiên bản Excel 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, hàm VLOOKUP có công thức như sau:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

VLOOKUP: Là tên hàm tính.

Lookup_value: Giá trị cần dò tìm. Người dùng điền  trực tiếp  giá trị tại đây hoặc nhấp vào ô cần tìm trên bảng tính Excel

Table_array: Bảng để dò tìm dữ liệu, sau khi nhập bảng này, người dùng cần F4 để cố định giá trị, khi copy đến những dòng tiếp theo, giá trị bảng này giữ nguyên. Một số máy laptop sẽ cần bạn bấm FN+F4 để cố định giá trị thay vì F4.

Col_index_num: Số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm tính từ trái qua.

Range_lookup: Là giá trị quyết định so sánh tương đối hay chính xác.

+ So sánh tương đối (TRUE), bấm 1 tại vị trí này (Range_lookup = 1).

+ So sánh chính xác (FALSE), bấm 0 tại vị trí này (Range_lookup = 0). 

Nếu không nhập trường này thì Excel mặc định Range_lookup = 1.

Cách nhập công thức

Với người dùng thường  xuyên sử dụng excel thì rất dễ dàng để nhập liệu khi đã có sẵn công thức, tuy nhiên, mục này chúng tôi vẫn hướng dẫn chi tiết để người dùng áp dụng dễ hiểu nhất. 

Trước tiên, ở bất kỳ hàm tính nào, ta phải gõ dấu “ = “ sau đó nhập tên hàm, ở đây là  “ Vlookup( “;

=> bấm vào ô cần dò tìm dữ liệu;

=> nhấn dấu “,” trên bàn phím (một số bản excel sẽ cần bấm dấu “;” thay vì dấu “,”);

=> Bấm chuột và quét bảng dữ liệu để chọn bảng cần dò; 

=> nhấn Phím F4 trên bàn phím để cố định bảng Danh mục sản phẩm lại;

=> nhấn dấu “,”; 

=> nhập số thứ tự từ trái sang phải của cột chứa giá trị cần tìm; 

=> nhấn dấu “,”; 

=> nhập số 0 hoặc số 1; 

=> đóng ngoặc “)” và bấm “Enter”.

Ví dụ cụ thể về cách sử dụng hàm VLOOKUP

Ở mục này, chúng ta sẽ đi đến hai ví dụ cụ thể về cách sử dụng hàm VLOOKUP để lấy giá trị tương đối và giá trị chính xác.

Sử dụng hàm VLOOKUP để lấy giá trị chính xác

Tiếp tục với bảng danh sách ví dụ trên, khi muốn tìm xem mã QT5 nằm ở kho nào, ta áp dụng công thức: 

=VLOOKUP(QT5,$A$5:$F$12,6,0) hoặc =VLOOKUP(A19,$A$5:$F$12,6,0)

Trong đó: 

• VLOOKUP là tên hàm.
• QT5 hoặc A19 là giá trị cần dò tìm.
• $A$5:$F$12 là bảng để dò tìm dữ liệu.
• 6 là số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu.
• 0 là giá trị để quyết định tính chính xác.

  

Với công thức này, chúng ta sẽ có kết quả mã sản phẩm QT5 thuộc kho B. Tương tự, ta có thể áp dụng với các mã sản phẩm khác, để biết chúng đang ở kho nào.

Lấy giá trị tương đối nhờ hàng VLOOKUP

Ta tìm hiểu một ví dụ cụ thể sau: Có danh sách học sinh, kèm theo điểm tổng kết. Dựa vào bảng biểu xếp loại để tìm ra, học sinh xếp loại gì.

Để tìm dữ liệu cột “Xếp loại” theo bảng biểu điểm số đã cho sẵn bằng hàm tính VLOOKUP, ta  áp dụng công thức:

=VLOOKUP(D1,$A$15:$B$17,2,1)

Trong đó: 

VLOOKUP là tên hàm.

D1 là giá trị cần dò tìm.

$A$15:$B$17 là bảng danh sách để lấy dữ liệu.

2 là số thứ tự cột tham chiếu.

1 là lấy giá trị tương đối.

Khi đó ta sẽ tìm thấy kết quả xếp loại của từng học sinh.

Những lưu ý khi sử dụng hàm tính VLOOKUP

Để sử dụng thành thạo hàm tính VLOOKUP, cần hiểu rõ bản chất của hàm tính, người dùng nên lưu ý:

• Khi giá trị dò tìm nằm trong các chuỗi thì kết hợp thêm các hàm tách chuỗi (mid, left, right,…) để thu về kết quả chính xác nhất.
• Kết quả #N/A thể hiện không có giá trị cần tìm trong bảng dữ liệu.
• Kết quả #REF thể hiện cột dò tìm không có trong bảng dữ liệu chứa giá trị dò tìm.

Để dễ dàng thống kê, tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính Excel, bài viết trên đã hướng dẫn sử dụng Hàm VLOOKUP chi tiết và ví dụ cụ thể. Sử dụng hàm tính giúp công việc của bạn hoàn thành nhanh và chính xác hơn.