Hướng dẫn cách tách tên trong Excel đơn giản, nhanh chóng

Đối với những người thường xuyên là việc với Excel, nhất là những công việc liên quan đến văn bản, dữ liệu thì việc tách tên và họ rất cần thiết. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tách tên và họ trong Excel khiến cho hiệu suất công việc bị giảm sút, mất quá nhiều thời gian cho việc tách họ và tên ra 2 cột khác nhau. Nếu bạn đang không biết cách tách tên trong Excel nhanh chóng thì bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ về những cách tách tên trong Excel đơn giản nhất bạn không nên bỏ qua đâu nhé.

1. Cách tách tên trong Excel bằng kết hợp các hàm.

Cách đơn giản nhất để tách tên trong Excel đó là chúng ta sử dụng đến các hàm kết hợp để phân tách họ và tên ra 2 cột khác nhau. Đối với cách này bạn chỉ cần thực hiện 3 bước rất đơn giản. Đầu tiên hãy mở thông tin bảng Excel bạn cần tách tên và họ rồi thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập hàm tách thông tin vào ô bạn muốn dùng để tách tên.

Ở bước này chúng ta thực hiện thao tác tách tên từ họ và tên đã có trước đó bằng cách sử dụng lệnh =RIGHT(A;LEN(A)-FIND(“@”;SUBSTITUTE(A;” “;”@”;LEN(A)-LEN(SUBSTITUTE(A;” “;””))))). Trong đó A chính là ô chứa họ và tên cần tách rồi dán hàm vào ô muốn dùng để đặt tên đã được tách ra.

Bước 2: Sao chép công thức rồi dán vào các ô cần muốn đặt tên đã được tách ( hay vị trí đặt của tên được tách).

Sau khi hoàn thách việc tách tên thành công từ dòng thông tin đầu tiên bạn chỉ cần thực hiện thao tác kéo công thức đến các ô còn lại trong cột. Lúc này Excel sẽ hiểu là bạn đang sao chép công thức và sẽ thực hiện thao tác tách tên đối với những cột còn lại tương tự như cột đầu tiên. Vậy là việc tách tên đã hoàn thành.

Bước 3: Tách họ.

Nếu chỉ tách tên thì bạn chỉ cần dừng lại ở bước số 2. Nhưng trong hầu hết các văn bản và dữ liệu hiện nay đều yêu cầu tách cả tên và họ. Để tách họ bạn chỉ cần nhấn chuột vào ô vị trí sẽ đặt họ được tách rồi dán công thức =LEFT(A;LEN(A)-LEN(B)). B chính là ô chứa tên đã tách ở bước 2 đấy. Sau đó công việc tách họ cũng đã được hoàn thành. Việc tiếp theo bạn chỉ cần kéo công thức xuống các ô còn lại để thực hiện tách họ cho các ô còn lại.

2. Cách tách tên trong Excel bằng lệnh Text to Collum.

Nếu bạn không muốn sử dụng đến công thức của các hàm để tách tên thì bạn cũng có thể sử dụng lệnh Text to Collum để tách tên đơn giản nhé. Với cách này bạn chỉ cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Sao chép thông tin họ và tên, ấn chọn Text to Collum.

Ở bước này bạn chỉ cần bôi đen toàn bộ thông tin bạn muốn tách tên và họ rồi sau đó ấn chọn lệnh Text to Collumns trên thanh công cụ.

Bước 2: Thực hiện thao tác tách.

Sau khi hoàn thành bước 1 ở bước 2 bạn sẽ thực hiện một chuỗi các thao tác để tách tên trong Excel hoàn chỉnh và nhanh chóng nhất. Khi hộp thoại mới hiện ra sau bước 1 bạn hãy ấn chọn Delimited và chọn Next.

Sau đó một hộp thoại mới sẽ xuất hiện, bạn đánh dấu tích vào Space và bỏ tích ở lệnh Tab rồi tiếp tục chọn Next.

Ở thao tác tiếp theo bạn thực hiện ấn chọn Text, lúc này ở phần Destination bạn sẽ chọn địa chỉ ô mà bạn muốn để tên được tách ra. Cuối cùng bạn nhấn Finish để hoàn thành công việc tách tên của mình.

Tuy nhiên đối với cách này thì bạn sẽ chỉ thực hiện được đối với những dữ liệu họ và tên có 3 từ mà thôi, nó chính là một nhược điểm lớn nhất của cách tách tên này trong Excel. Bên cạnh đó bạn cần lưu ý các cột chứa thông tin bạn muốn tách không được sử dụng thừa dấu cách và không chứa các ký tự như dấu phẩy, dấu chấm, ký tự lạ, …

Ngoài 2 cách trên chúng ta còn có thể tách tên trong Excel bằng những thủ thuật khác như sử dụng thao tác kết hợp. Tuy nhiên chung quy lại nó cũng tương tự giống với cách 1 nếu bạn chịu khó ghi nhớ công thức, còn nếu không bạn hãy thực hiện cách 2 nếu các họ và tên của bạn chỉ có 3 từ nhé.

Trên đây là những thông tin về cách tách tên trong Excel đơn giản, dễ thực hiện và được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Hy vọng bài viết đã đem đến cho các bạn những thông tin hữu ích giúp các bạn có thể làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn so với những cách tách tên truyền thống. Chúc các bạn thành công.