Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu trong Excel từ cơ bản đến nâng cao

Sắp xếp theo từng cột cơ bản

Việc sắp xếp dữ liệu trong Excel là một điều thiết yếu mà bất cứ ai cũng cần nắm rõ. Dữ liệu với một trình tự sắp xếp được tạo dựng theo một quy tắc nhất định sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm thông tin, tạo dựng bảng biểu. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong sử dụng Excel thì có lẽ những hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu trong Excel từ cơ bản đến nâng cao dưới đây là điều mà bạn không nên bỏ lỡ.

Sắp xếp theo từng cột cơ bản

Đối với những người bắt đầu làm quen với Excel thì có lẽ đây là cách sắp xếp đơn giản và dễ dàng hơn cả.

Sắp xếp theo từng cột cơ bản
Sắp xếp theo từng cột cơ bản
  • Mở bảng biểu Excel cần sắp xếp. Vào thanh Data.
  • Tại đây, bạn nhìn vào Sort & Filter, Sort chính là công cụ cho bạn sắp xếp dữ liệu.
  • Click A-Z (theo thứ tự bảng chữ cái ABC) hoặc Z-A (ngược thức tự bảng chữ cái CAB) để sắp xếp dữ liệu.
  • Khi bảng Sort Warning hiện ra, chúng sẽ cho bạn hai lựa chọn.

Expand the selection: Thay đổi mọi dữ liệu trong bảng, bao gồm cả cột bạn đã chọn lẫn các cột không chọn.

Continue with the current selection: Cho phép sắp xếp dữ liệu ở cột mà bạn bôi đen. Thông thường chúng ta sẽ tích vào ô này.

  • Sau khi chọn là dữ liệu trong cột sẽ tự động được sắp xếp.
  • Đối với cột khác, kể cả cột dữ liệu số bạn cũng làm tương tự.

Sắp xếp dữ liệu trong Excel nâng cao

Trong quá trình làm việc, nhất là những công việc liên quan đến kế toán, kiểm toán, xây dựng bảng biểu, thông tin khách hàng thì việc sử dụng phương thức sắp xếp cơ  bản như trên là chưa đủ. Nhiều lúc bạn phải dùng đến những kỹ năng Excel nâng cao hơn.

Việc sắp xếp nâng cao ở đây chính là việc dựa vào cách sắp xếp chữ cái từ A-Z hoặc Z-A. Hiểu đơn giản, tại Sort, Excel sẽ tự động sắp xếp dữ liệu bảng biểu theo đúng lệnh mà bạn thiết lập. Dữ liệu ấy có thể tuân theo thứ tự chữ cái hoặc số, tùy lựa chọn.

 Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở bảng biểu cần sắp xếp. Tại thanh Data, bạn click vào Sort.

Bước 2: Tại bảng Sort sẽ hiện ra hàng loạt các thông tin, lựa chọn Custom Sort, chúng cho bạn thực hiện thiết lập chi tiết. Tuy nhiên trước đó bạn cần phải hiểu rõ ý nghĩa của từng danh mục này là gì.

Tại bảng Sort sẽ hiện ra hàng loạt các thông tin, lựa chọn Custom Sort
Tại bảng Sort sẽ hiện ra hàng loạt các thông tin, lựa chọn Custom Sort
  • Add Level (cấp độ sắp xếp): Danh mục này cho phép bảng biểu được sắp xếp theo cấp độ đặt sẵn từ thấp đến cao.
  • Delete Level: Xóa bỏ sắp xếp theo cấp độ đã thiết lập trước đó.
  • Sort by: Sắp xếp theo cấp độ, theo cột.
  • Sort on: Lựa chọn các tiêu chí để đưa vào sắp xếp. Có 4 tiêu chí: Values (giá trị), Cell Color (màu sắc của ô), Font Color (chọn màu chữ), Cell icon (biểu tượng để thêm vào mỗi ô).
  • Order: Điều kiện, quy luật sắp xếp. Ví dụ: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, theo số từ nhỏ đến lớn…
  • My data has headers: Dữ liệu đã được thiết lập sẵn tiêu đề. Riêng phần này thì bạn nên để tích.

Bước 3: Lựa chọn cách sắp xếp mà bạn muốn -> Click OK là hoàn thành.

Bên cạnh việc sắp xếp dữ liệu Excel từ cơ bản đến nâng cao bạn cũng nên biết thêm cách lọc dữ liệu trong Excel để đưa ra kết quả mà mình mong muốn hoặc đang tìm kiếm:

 Lựa chọn cách sắp xếp mà bạn muốn -> Click OK là hoàn thành
Lựa chọn cách sắp xếp mà bạn muốn -> Click OK là hoàn thành
  • Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn lọc.
  • Lựa chọn Data -> Filter. Khi này phía trên đầu mỗi danh mục sẽ xuất hiện các mũi tên nhỏ. Vạn click vào mũi tên để chúng xuất hiện các chọn lựa.
  • Click vào cách lọc mà bạn chọn -> Ok là xong.

Thực tế, việc sử dụng phần mềm Excel không hề đơn giản. Chúng không chỉ đòi hỏi người dùng thông tạo một vài công thức nhập liệu cơ bản mà còn cần nắm được những khái niệm, định dạng trong chúng. Việc sử dụng thành thạo Excel sẽ đem đến cho bạn nhiều thuận lợi trong công việc. Hãy học hỏi và biến những thông tin trên thành quá trình thực hành bạn nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *