Quy trình dịch thuật công chứng theo quy định

Khi chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ để xuất ngoại, điều mà chúng ta thường e ngại nhất đó là dịch thuật và công chứng giấy tờ. Do hầu hết người dân không nắm rõ quy định, nên quá trình chuẩn bị từ khâu dịch thuật đến xin dấu công chứng sẽ trải qua một quá trình dài và tốn nhiều thời gian.

Vậy để mọi người có thể tránh những khó khăn trong quá trình mang tài liệu đi dịch thuật công chứng thì hãy cùng Dịch Thuật ASEAN tham khảo bài viết dưới đây sẽ đề cập đến một số vấn đề pháp lí liên quan đến quy trình dịch thuật công chứng theo quy định, qua đó giúp mọi việc trở nên thuận lợi hơn.

1. Căn cứ pháp lý

• Luật Công chứng 2014
• Nghị định 23/2015 / NĐ-CP ngày 16/2/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó, khi yêu cầu Phòng Tư pháp cấp huyện xác nhận chữ ký người dịch giấy tờ, hoặc tìm một công ty dịch thuật công chứng chuyên nghiệp, để công chứng bản dịch các giấy tờ, nếu giấy tờ đã được dịch và đóng dấu, công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước bạn về tính chính xác của bản dịch.
• Theo Điều 61 của Luật Công chứng về việc công chứng bản dịch và Điều 27 và 28 Nghị định 23/2015 / NĐ-CP về tiêu chí và điều kiện, biên dịch viên và cộng tác viên dịch thuật, người phiên dịch giấy tờ công chứng của bạn là cộng tác viên của Sở tư pháp, phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối với nội dung, chất lượng của bản dịch.

Quy trình dịch thuật công chứng đòi hỏi sự chuẩn xác tối ưu nhất.

2.  Chuẩn bị hồ sơ công chứng bản dịch

 Giấy tờ cần xuất trình: Bản chính văn bản, giấy tờ cần dịch.

Lựa chọn dịch vụ dịch thuật là giải pháp tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

Giấy tờ cần nộp:

• Phiếu yêu cầu công chứng.
• Bản sao văn bản, giấy tờ cần công chứng bản dịch (số lượng tùy theo nhu cầu của người yêu cầu công chứng).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

3. Quy trình dịch thuật công chứng theo quy định

Bước 1: Nộp hồ sơ

Bước nộp hồ sơ khá quan trọng

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ hai đến thứ bảy ( giờ hành chính cụ thể tùy theo tổ chức hành nghề công chứng mà bạn lựa chọn).

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

• Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.
• Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến công chứng bản dịch; giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng.
• Trong trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
• Trong trường hợp yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).
• Trong trường hợp không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên phải giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.

Hồ sơ dịch thuật công chứng

Bước 3: Giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện dịch

Tổ chức hành nghề công chứng chuyển giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng mình thực hiện việc dịch.

Các chuyên viên, cộng tác viên dịch thuật thống nhất thuật ngữ chuyên ngành trong tài liệu và tiến hành dịch.

Bước 4: Ký bán dịch và ký chứng nhận bản dịch  

• Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.
• Trong trường hợp cộng tác viên phiên dịch đã đăng ký chữ kí mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm cộng tác viên thì có thể ký trước vào bản dịch; công chứng viên phải đối chiếu chữ kí của cộng tác viên phiên dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

Bước 5: Trả kết quả công chứng

Bản dịch sau khi hoàn thiện sẽ được hỗ trợ chuyển đến khách hàng dưới hai hình thức:

• Bản mềm: Bản dịch sẽ được xuất thành file để gửi đến khách hàng thông qua email, sau đó khách hàng sẽ có thể kiểm tra, nếu đồng ý với chất lượng bản dịch này thì có thể phản hồi lại để công ty có thể hoàn tất hồ sơ, công chứng nếu có yêu cầu.
• Bản cứng: Để lưu trữ thông tin phòng trường hợp xấu thì đơn vị sẽ sao chép bản dịch dưới dạng đĩa DVD hoặc bản giấy sau đó chuyển phát nhanh đến địa chỉ của khách hàng. Ngoài ra khách hàng cũng có thể đến trực tiếp văn phòng để lấy hồ sơ của mình.

Bộ phận thu phí hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

4. Thời hạn giải quyết

Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn những không quá 10 ngày làm việc.

Trên đây là bài viết về quy trình dịch thuật công chứng theo quy định .Nếu bạn có nhu cầu muốn dịch thuật công chứng thì  Dịch Thuật ASEAN sẽ sẵn sàng giúp bạn hoàn thành các thủ tục một cách dễ dàng, thuận tiện hơn. Và hy vọng thông qua bài viết này có thể giải đáp phần nào thắc mắc của bạn.