Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất

Những ngày nghỉ phép sẽ giúp cho bạn có thể lấy lại được năng lượng và làm việc hiệu quả hơn. Vậy, nên viết đơn xin nghỉ phép như thế nào? Hãy cùng tham khảo ngay cách viết đơn nghỉ phép chuẩn – xịn ngay sau đây.

Đơn xin nghỉ phép là gì?

Đơn xin nghỉ phép là tài liệu, văn bản được người lao động sử dụng để thông báo cho người sử dụng lao động về nhu cầu tạm dừng công việc tạm thời của mình. Thời gian tạm dừng công việc sẽ nằm trong giới hạn quy định của công ty, tuân thủ đúng quy định theo bộ Luật lao động hiện hành.

Đơn xin nghỉ phép là một tài liệu, thủ tục quen thuộc trong doanh nghiệp

Khi nào cần viết đơn nghỉ phép?

Sẽ có một số trường hợp cần viết đơn nghỉ phép như sau:

Nghỉ phép năm: Hầu hết các doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân viên của mình 12 ngày phép có lương trong năm. Để sử dụng những ngày phép này, bạn cần phải thực hiện viết đơn nghỉ phép theo quy định của mỗi doanh nghiệp.

Nghỉ phép không lương: Thông thường nếu có các trường hợp đột xuất như ốm đau, việc cá nhân,… bạn sẽ cần phải viết đơn nghỉ phép không lương.

Một số trường hợp khác: Nghỉ phép bù các ngày lễ hoặc bù vào các ngày nghỉ trong tuần, trong tháng.

Cách viết đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn

Một đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn nên bao gồm phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết đơn. Cụ thể như sau;

Phần mở đầu

Với phần này, bạn cần đảm bảo có đầy đủ những nội dung như sau:

• Quốc ngữ, tiêu ngữ của Việt Nam.
• Tiêu đề: Bạn có thể lựa chọn tiêu đề phù hợp, thông thường sẽ là Đơn Xin Nghỉ Phép, Đơn Nghỉ Phép Năm, Đơn Đề Nghị Nghỉ Phép,…
• Thời gian làm đơn nghỉ phép, bạn có thể để phần thời gian ở phần mở đầu hoặc phần kết của đơn.
• Phần kính gửi: Bạn điền thông tin của bộ phận tiếp nhận đơn nghỉ phép của bạn kèm với thông tin những người quản lý liên quan. Ví dụ như bộ phận hành chính nhân sự, ban Giám đốc, Trưởng phòng,…
• Thông tin người xin nghỉ phép: Phần này bạn cần điền đầy đủ họ và tên, mã số nhân viên, chức danh/chức vụ, phòng ban đang làm việc.

Phần mở đầu nên đầy đủ thông tin cần thiết

Phần nội dung

Phần nội dung là phần chính của đơn nghỉ phép. Với phần này, bạn cần làm những vấn đề như sau:

• Mở đầu nội dung: Phần này bạn có bắt đầu với mẫu câu như “Tôi làm đơn này để xin phép/đề nghị phòng ban (tên phòng ban) phê duyệt yêu cầu nghỉ phép cho tôi,…”.
• Thời gian nghỉ phép: Bạn điền thông tin về thời gian mà bạn muốn nghỉ phép. Ghi rõ ràng từ ngày nào đến ngày nào.
• Lý do xin nghỉ phép: Nêu rõ lý do mà bạn muốn xin nghỉ phép là gì. Ví dụ như nghỉ phép năm, việc cá nhân,…
• Kế hoạch công việc khi nghỉ phép: Bạn sẽ bàn giao công việc cho ai, tiến độ/nội dung công việc đang như thế nào tại thời điểm bàn giao.
• Nội dung cần thiết khác: Bên cạnh những nội dung trên, bạn cũng cần phải để lại số điện thoại để có thể liên hệ trong trường hợp khẩn cấp, cam kết trong thời gian nghỉ phép.

Kết đơn

Với phần này, bạn hãy ghi ra lời đề nghị, lời cảm ơn và mong muốn của bạn đến bộ phận tiếp nhận đơn. Bên cạnh đó cũng đừng quên mục chữ ký của bạn cùng với những phòng ban liên quan để xác nhận đơn xin nghỉ phép là hợp lệ.

Quy định nên biết về ngày nghỉ phép

Bên cạnh viết đúng giấy xin nghỉ phép, bạn cũng nên lưu ý một số quy định về ngày nghỉ phép trong năm theo pháp luật hiện hành như sau:

• Người làm công việc bình thường sẽ có 12 ngày nghỉ/năm và được hưởng nguyên lương những ngày nghỉ phép này.
• Người khuyết tật, chưa thành niên, làm các công việc nặng nhọc, nguy hiểm, tiếp xúc với chất độc hại sẽ được nghỉ phép nguyên lương 14 ngày/năm.
• Với làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại sẽ được nghỉ phép nguyên lương 16 ngày/năm.
• Nếu đủ 5 năm làm việc tại doanh nghiệp, người lao động sẽ được tăng tương ứng 1 ngày phép/năm với mỗi 5 năm làm việc.
• Người lao động chưa làm đủ 12 tháng, số ngày phép năm sẽ tương ứng với số tháng mà người lao động đã làm việc.

Hiện tại, để giúp nhân viên có thể giảm thiểu được thời gian cho các thủ tục hành chính như viết đơn xin nghỉ phép năm, nghỉ phép không lương,… nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ vào quản lý đơn từ. Trong đó, HappyTime được xem là một trong những nền tảng uy tín hiện nay.

Với HappyTime, nhân viên có thể khởi tạo đơn từ online ngay trên ứng dụng và nhận kết quả xét duyệt dễ dàng hơn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được khoảng “thời gian chết” do các thủ tục này gây ra.

Hãy nắm rõ quy định về ngày nghỉ phép để đảm bảo quyền lợi của mình

Trên đây là những thông tin và cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất mà bạn có thể tham khảo. Đừng quên theo dõi những bài viết khác trong chuyên mục liên quan để cập nhật thêm nhiều tin tức thú vị nhé.