Hướng dẫn cách sử dụng hàm if trong excel dễ hiểu nhất

Khi làm việc trên Excel chắc hẳn bạn không còn xa lạ với hàm IF. Đây là một hàm phổ biến nhất trong Excel, hàm này cho phép thực hiện các phép so sánh lôgic giữa một giá trị với giá trị mà bạn mong muốn. Vậy cụ thể cách sử dụng hàm IF trong excel như thế nào hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Cú pháp hàm IF trong Excel và cách dùng

Cú pháp hàm IF

Hàm IF là một hàm logic cho phép người dùng đánh giá một điều kiện nhất định và trả về giá trị đã chỉ định nếu điều kiện là TRUE và sẽ trả về một giá trị khác nếu điều kiện là FALSE. Vì vậy, một câu lệnh IF có thể sẽ có hai kết quả. Kết quả đầu tiên đó là nếu so sánh của bạn là True, kết quả thứ hai là nếu so sánh là False.

Công thức của hàm IF như sau:

=IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó logical_test là biểu thức điều kiện bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.

Value_if_true: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu điều kiện Đúng (cho giá trị TRUE) hay nói cách khác là thỏa mãn điều kiện .Không bắt buộc phải có giá trị này.

Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu điều kiện Sai (cho giá trị FALSE) hay là điều kiện không thỏa mãn. Không bắt buộc phải có giá trị này.

Ví dụ 1: =IF(6>10,”Đúng”,”Sai”). Sẽ trả về kết quả: Đúng

Ở ví dụ trên điều kiện (logical_test) “5>10” giá trị của biểu thức nếu điều kiện đúng(Value_if_true) sẽ nhận giá trị “Đúng” , giá trị biểu thức điều kiện sai(Value_if_false) sẽ nhận giá trị “Sai”.

Ví dụ 2: Điền giá trị cho cột “ Kết Quả” nếu điểm trung bình của học sinh lớn hơn 5 là đậu không thì “Trượt”.

Cách sử dụng hàm IF trong trường hợp có nhiều điều kiện

Hàm IF cơ bản dùng để chọn 1 trong 2 lựa chọn. Trong trường hợp có nhiều lựa chọn để sử dụng hàm IF sẽ phải lồng các hàm này với nhau. Với cú pháp như sau:

=IF(logical_test_1,”Value_IF_TRUE_1”,IF(logical_test_2,”Value_IF_TRUE_2”,”Value_IF_FALSE_3”))

Ta có thể hiểu có thể hiểu biểu thức như sau:

Nếu  điều kiện 1 thỏa mãn thì trả về giá trị 1, nếu không thì xét tiếp điều kiện 2.

Nếu  điều kiện thỏa mãn 2 thì trả về giá trị 2, nếu không thì trả về giá trị 3.

Lưu ý: Có thể lồng tới tối đa 64 hàm IF với nhau.Tuy nhiên bạn có thể thay thế bằng các hàm khác để tối ưu các điều kiện một cách nhanh nhất.

Ví dụ: Nếu Điểm Kiểm tra (trong ô D2) >89 thì học viên nhận điểm”A” Nếu Điểm Kiểm >79 thì học viên nhận điểm “B” Nếu Điểm Kiểm tra >69 thì học viên nhận điểm “C”. Nếu Điểm Kiểm tra >59 thì học viên nhận điểm “D” Các trường hợp khác học viên nhận điểm F.

Ta có biểu thức sau =IF(D2>89,”A”,IF(D2>79,”B”,IF(D2>69,”C”,IF(D2>59,”D”,”F”))))

Những điều cần nhớ về hàm IF trong EXCEL

Mặc dù hai biến cuối “value_if_true” và “value_if_false” trong hàm IF là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những kết quả không mong đợi nếu bạn không nắm rõ quy tắc cơ bản.

Nếu như value_if_true bị bỏ qua

Nếu giá trị value_if_true bị bỏ qua trong công thức IF (ví dụ chỉ có dấu phẩy sau logical_test), thì hàm IF sẽ trả về kết quả là 0 nếu thỏa mãn điều kiện.

Ví dụ: =If(B1>10,,”Bad”)

Nếu bạn không muốn hàm If hiển thị bất cứ điều gì khi điều kiện chính đáp ứng, hãy nhập 2 lần dấu nháy(“)  trong tham số thứ 2 như sau =If(B1>10,””,”Bad”). Hàm sẽ trả về chuỗi rỗng.

Nếu như value_if_false bị bỏ qua

Nếu không quan tâm đến điều gì sẽ xảy ra khi điều kiện không được thỏa mãn, bạn có thể bỏ qua biến thứ 3 trong công thức, điều này sẽ cho kết quả sau.

Nếu biểu thức logic không thỏa mãn(được cho là FALSE) và thông số value_if_false bị bỏ qua. Thì hàm IF sẽ trả về giá trị FALSE.

Ví dụ:  =IF(B1>10, “Good”)

Nếu bạn đặt dấu phẩy(,) sau giá trị value_if_true thì hàm IF sẽ trả về giá trị bằng 0, điều này có hiểu rằng giá trị trả về không tương thích với công thức

Ví dụ: =IF(B1>10, “Good”,).

Nếu  đặt “” trong tham số thứ ba value_if_false là bạn sẽ nhận giá trị rỗng nếu điều kiện không đáp ứng

Ví dụ:  =IF(B1>10, “Good”, “”).

Làm cho hàm IF hiện lên giá trị TRUE hoặc FALSE

Nếu như bạn hàm IF trả về giá trị logic như TRUE hoặc FALSE khi điều kiện nhất định được đáp ứng thì bạn  gõ TRUE trong ô tham số value_if_true, gõ FALSE vào  ô value_if_false hoặc có thể bỏ trống. có thể điền vào là FALSE hoặc để trống.

Ví dụ: =IF(B1>10, TRUE, FALSE) hoặc =IF(B1>10, TRUE)

Nếu bạn muốn hàm IF trả về giá trị TRUE và FALSE như một  giá trị logic mà công thức excel khác có thể nhận dạng được thì bạn không đặt chúng trong dấu ngoặc kép như minh họa.

.

Nếu  muốn giá trị “TRUE” và “FALSE” là ký tự thì đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Trường hợp này, giá trị trả về sẽ nằm bên trái và được định dạng là dạng “General”. Không công thức Excel nào nhận dạng “TRUE” và “FALSE” là giá trị logic cả.

Hi vọng những kiến thức trên về hàm if trong excel sẽ giúp bạn làm việc dễ dàng hơn trên excel, đơn giản hóa và rút ngắn thời gian làm việc cũng như không còn “lo sợ” mỗi khi đụng đến excel.