10 Bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả

Kinh doanh thành công chưa bao giờ là dễ dàng và cần đầu tư cả thời gian, công sức, chất xám rất nhiều đồng thời là cả may mắn. May mắn rất quan trọng nhưng đó chỉ là nhân tố thúc đẩy bạn đến với thành công nhanh hơn khi đã có đầy đủ chuẩn bị, lập kế hoạch kinh doanh quán cafe cụ thể chi tiết được tính toán kỹ lưỡng. Dưới đây là các bước cơ bản của lập kế hoạch kinh doanh cafe để hoàn thiện cho kế hoạch riêng bạn. 

10 Bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả

Bước 1. Học hỏi các kiến thức, kinh nghiệm mở quán cafe

Bắt đầu kinh doanh thì ai cũng là người mới chưa có kinh nghiệm, bù đắp cho sự thiếu kinh nghiệm buộc bạn phải bổ sung kiến thức về lĩnh vực theo đuổi. Trước khi quyết định kinh doanh bất cứ mặt hàng, dịch vụ nào bạn cũng phải trả lời câu hỏi, mình biết gì về lĩnh vực đó và tự xem mình như một khách hàng. Để từ đó kế hoạch mở quán cafe chuẩn nhất và phục vụ khách hàng được tốt nhất. Và đây cũng được coi là một trong các bước mở quán cafe quan trọng nhất.

 Ngoài kiến thức về cafe thì các kiến thức về kinh doanh, thiết kế quán cafe, marketing,… Bạn có thể học hỏi kinh nghiệm  bằng cách làm quản lý cho những quán cafe thực tiễn những công việc phải làm  hoặc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia để có quyết định đúng đắn nhất. 

Bước 2. Chuẩn bị vốn

Tài chính là yếu tố đầu tiên cũng là quan trọng nhất để duy trì hoạt động của cửa hàng. Nó cũng ảnh hưởng đến nguồn vốn đầu tư cho quy mô cửa hàng, thuê mặt bằng, thiết kế website, thuê nhân viên, mua nguyên liệu, trang trí quán… Dựa vào nguồn tài chính của mình, bạn cần có kế hoạch sử dụng nguồn vốn hợp lý. Dù tài chính có nhiều nhưng vẫn là có hạn nên cần phải tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng cửa hàng và nguồn nguyên liệu.

Nguồn tài chính phải được lập một bản kế hoạch thu chi sử dụng chi tiết. Một kế hoạch rõ ràng giúp bạn nắm được các khoản thu chi, cái nào cần cái nào nên bỏ, khoản nào cần bổ sung, khoản nào cần phải cắt giảm cân đối để tối đa hoá lợi nhuận. Tài chính được sử dụng hợp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư và có thêm nhiều vốn hơn để chi trả cho các chi phí của quán cà phê khi chính thức đi vào hoạt động.

Vốn để mở quán cà phê bao gồm 2 loại chi phí chính đó là: Chi phí cho quán: Bao gồm tiền đặt cọc mặt bằng, chi phí thiết kế và thi công, chi phí nhân công, vật dụng,…Chi phí duy trì: Khoản này dành cho thời gian đầu mới mở quán như quảng cáo, tiếp thị và các khoản như thuê mặt bằng hàng tháng, internet, điện, nước, điện thoại, trả lương nhân viên, nguyên liệu, thực phẩm các loại, thức uống, quà tặng khuyến mãi,…

Bước 3. Nghiên cứu thị trường, khách hàng mục tiêu, đối thủ

Khi bắt tay kinh doanh bất cứ sản phẩm dịch vụ gì đều cần nghiên cứu thị trường. Từ đó bạn sẽ biết tổng quan nhất về tình hình thị trường, phân khúc thời điểm kinh doanh. Dựa vào đó lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hoàn chỉnh, quyết định được đối tượng khách hàng mục tiêu và vị trí muốn mở quán cà phê. Khách hàng mục tiêu cũng rất quan trọng trong việc đưa ra những quyết định quan trọng như: phong cách quán, menu, giá cả,…

Ngay từ khi chọn mặt bằng bạn đã phải lưu ý đến đối thủ cạnh tranh xung quanh. Khảo sát xem những quán cà phê đang kinh doanh gần bạn có gì độc đáo, khách hàng có ý kiến gì về họ, có đông khách không, họ có ưu và nhược điểm gì…là việc cần thiết để có kinh nghiệm tránh mắc sai lầm và cải tiến những cái họ chưa có hoặc làm chưa tốt trong việc lên kế hoạch kinh doanh quán cafe. 

Bước 4. Lên ý tưởng và phong cách quán cafe

Đối tượng khách hàng tiềm năng sẽ cho bạn biết trang trí quán theo phong cách nào. Nhiệm vụ của bạn khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe là lên ý tưởng thiết kế, trang trí quán cafe sao cho phù hợp với đối tượng khách hàng mình muốn hướng tới. Có rất nhiều phong cách bạn có thể tham khảo để ứng dụng cho ý tưởng quán cafe của bạn: thiết kế cafe sân vườn, hiện đại, vintage, scandinavian, industrial,… Tên quán cũng phải được đặt ấn tượng dễ nhớ theo phong cách đã chọn tạo sự hài hoà cho toàn bộ quán cafe của bạn.

Bước 5. Lựa chọn mặt bằng, thuê địa điểm mở quán

Để kinh doanh thuận lợi, thu hút được nhiều khách hàng trước tiên là phải có mặt bằng vị trí đắc địa dễ dàng chú ý. Tiêu chí lựa chọn mặt bằng tại những vị trí tiện đi lại, giao thông thuận tiện. Kinh nghiệm kinh kinh nghiệm mở quán cafe của nhiều người đi trước cho thấy, việc chọn địa điểm nhiều người qua lại như siêu thị, trung tâm thương mại lớn, trường học, khu công nghiệp,… Những vị ấy chính là điều kiện thuận lợi cho quán tiếp xúc với nhiều người qua lại cũng như bạn sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí để có thể kéo khách về với quán cà phê.

Bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn phải có thông tin về địa điểm và mặt bằng mở quán. Khách hàng mục tiêu cũng là tiêu chí quan trọng đưa ra chọn lựa vị trí quán cafe. Khi lựa chọn mặt bằng bạn cần lựa chọn những khu vực tập trung đông đối tượng khách hàng mục tiêu.

Bước 6. Hoàn tất các thủ tục pháp lý

Kinh doanh thì không thể thiếu việc tìm hiểu pháp luật liên quan để đảm bảo vận hành trơn tru đúng thủ tục pháp lý. Theo kinh nghiệm mở quán cafe cần những văn bản pháp luật cần phải tìm hiểu khi bao gồm các loại giấy phép kinh doanh, các loại giấy tờ về an toàn vệ sinh thực phẩm… Để quán có thể hoạt động như kế hoạch đã định, bạn phải tới phường, xã nơi bạn định mở để hoàn tất các thủ tục pháp lý, xin giấy phép kinh doanh, tới Chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm hoặc ban Quản lý an toàn thực phẩm của Tỉnh hoặc Thành Phố. Bạn cần phải sở hữu tất cả các loại giấy tờ này để quán cafe kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật và được pháp luật bảo vệ.Quán cafe bình dân đóng thuế theo hình thức Hộ kinh doanh cá thể. Đồng thời bạn cũng cần tư vấn luật pháp chuyên nghiệp.

Bước 7. Tìm kiếm nhà cung cấp

Đối với ngành F&B thì nguồn nguyên liệu đóng vai trò rất quan trọng bởi chất lượng nguyên liệu quyết định chất lượng và giá thành nguyên liệu quyết định đến doanh thu,  lợi nhuận của quán cafe.  Kiến thức về các vùng nguyên liệu, so sánh chất lượng và giá cả của từng vùng là không thể thiếu. Thêm vào đó, phải tìm hiểu phản hồi của khách hàng về chất lượng nguyên liệu đó. Từ đó đầu tư vào chọn địa chỉ cung cấp nguyên liệu chất lượng thì lợi ích bạn có được sẽ nhiều hơn thế. Giữ mối quan hệ tốt với đơn vị cung cấp và không thay đổi quá nhiều nguồn cung nguyên liệu là cách ổn định nguồn cung.

Bạn có thể tham khảo tại nhiều địa điểm cung cấp khác nhau, và hãy lựa chọn các nhà cung cấp mà họ có thể tạo ra tính riêng biệt cho bạn. Tìm được nhà cung cấp tốt là việc buộc phải làm khi trong lập kế hoạch kinh doanh quán cafe.

Bước 8. Vật dụng cần thiết và nhân viên

Nhân viên là yếu tố không thể thiếu và dịch vụ của nhân viên là một tiêu chí đánh giá của khách hàng. Vì vậy buộc phải trang bị cho nhân viên ngoài kiến thức tay nghề là những kiến thức cơ bản nhất để chăm sóc khách hàng. Những nguyên tắc cơ bản cần trang bị cho nhân viên của mình để nâng cao hình ảnh của cửa hàng: tươi cười chào khách hàng khi khách bước vào quán; tôn trọng ý kiến của khách hàng; lựa chọn chỗ ngồi cho khách phù hợp; tư vấn đồ uống có trong menu cho khách;  luôn tươi cười niềm nở đáp ứng nhu cầu của khách hàng;  tham khảo đánh giá của khách hàng về chất lượng đồ uống….

Nếu quy mô quán nhỏ, ban đầu chưa đông khách, thì chỉ cần 3 người, một người pha chế, một phục vụ, một nhân viên bảo vệ là đủ. Sau này khi quán đông khách hoặc quy mô mở rộng hơn thì sẽ bổ sung sau.  Chất lượng là thứ giữa chân khách hàng bởi vậy, nhân viên pha chế cực quan trọng là linh hồn cho quán. Vì vậy, bạn phải chọn người yêu thích và sành về cafe, có công thức pha chế ngon, đẹp mắt. 

Bên cạnh đó, một số vật dụng cần phải có như: Tách, ly, đồ pha chế, đĩa, chén, cà phê, thức ăn, đồ uống,… Mẹo là bạn hãy lên danh sách những đồ phải và nên mua để tránh thiếu hoặc thừa. Sau đó tìm địa chỉ cung cấp với chất lượng, giá tốt nhất, ổn định lâu dài cho quán.

Bước 9. Lập menu, định giá hợp lý

Xây dựng menu là bước không thể thiếu trong việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe. Mục đích chính của khách hàng đến quán dù là thưởng thức, trò chuyện, giao lưu, thư giãn, hay đơn giản là vô tình thì thức uống tuyệt vời sẽ làm khách quay lại. Nên là hãy thêm thật nhiều hương vị riêng để tạo sự khác biệt. 

Với vấn đề định giá thức uống bán ra bao nhiêu hợp lý để có lãi cân bằng với các khoản chi phí kèm theo như thay thế sản phẩm, giao hàng,… mà giá phải nằm trong mức thoả mãn của khách hàng là việc tương đối khó. Bạn không được bỏ sót bất kỳ khoản nào, hãy tính toán kỹ tất cả mọi chi phí phát sinh, bạn sẽ định giá được nhanh chóng. Và có một quy chuẩn khá hay dành cho những ai đang định khởi nghiệp mở quán cafe là: “Nếu tất cả mọi người đều phàn nàn về giá cả, tức là nó quá cao. Nếu chẳng ai phàn nàn, tức là quả thấp. Còn khi chỉ có vài người kêu ca, tức là bạn đã định giá hoàn hảo”.

Bước 10. Quảng bá quán cafe

Quảng cáo là bước không thể thiếu trong kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh ngành dịch vụ F&B như quán cafe. Ngành với đặc trưng khách hàng sẽ đi theo review, quảng cáo hiệu quả. Đầu tiên, bạn phải có một hệ thống để khách nhận diện quán bạn như: tên quán, logo, biển hiệu, menu, name card, website,… chuyên nghiệp sao cho khách dễ nhớ nhất là ok.

Đồng thời quảng cáo trên những trang mạng xã hội như: Facebook, instagram,… và mời các reviewer trải nghiệm quán chia sẻ cho mọi người. Cũng không quên tạo dựng một website thật chuyên nghiệp, cập nhật lên web thực đơn, hình ảnh đẹp của quán, nhận xét của khách hàng, rồi các chương trình khuyến mại, giảm giá… để tiếp cận với khách hàng online tiềm năng.  Ngoài ra, các trang chia sẻ cộng đồng như Lozi, foody… Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn cũng đừng bỏ qua, đây là nơi giới trẻ họ chia sẻ cho nhau những quán cafe view đẹp, những nơi có cafe ngon và check-in sống ảo tuyệt vời để tận dụng để tiếp thị cho quán cà phê của mình nhé.

Những kinh nghiệm mở quán cafe cần lưu ý

 Học pha chế

Pha chế là 1 kỹ năng cần có khi bạn bắt đầu mở quán cafe đặc biệt là trong trường hợp quán có quy mô nhỏ. Có thể có nhân viên pha chế nhưng kỹ năng này là không thừa mà mang lại nhiều lợi ích hơn bạn tưởng. Ngoài ra khi có kiến thức pha chế, bạn có thể tự mình đào tạo nhân viên cho cửa hàng hoặc giám sát công việc của nhân viên pha chế đảm bảo chất lượng đồ uống trong cửa hàng luôn chuẩn vị và đáp ứng được nhu cầu thưởng thức khác nhau của khách hàng.

Khi có kiến thức kỹ năng bạn có thể chủ động trong ngành mà mình theo đuổi. Có thể tự mình sáng tạo những công thức pha chế độc đáo hoặc đăng ký cho mình một khóa pha chế cà phê chuyên nghiệp. Lời khuyên với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực này là nên lựa chọn những khóa pha chế tổng hợp.

 Học cách quản lý

Với người kinh doanh thì quản lý là một kỹ năng cơ bản thiết yếu đảm bảo thành công. Quản lý ở đây không chỉ là tài chính mà là phải nắm được mọi vấn đề khi quán đang hoạt động và xử lý một cách thích hợp, phân công công việc và giám sát quá trình, hiệu quả làm việc của nhân viên.

Các kỹ năng quản lý cần trang bị: Kế toán: Quản lý các khoản tiền của cửa hàng, thu chi, thua lỗ, lợi nhuận, thuế…; Quản lý nhân sự: Nắm bắt được tâm lý nhân viên, phân công công việc phù hợp với khả năng mỗi người và phát huy tối đa năng lực của nhân viên; Quản lý hàng tồn kho: Đảm bảo kiểm soát được hàng hóa trong kho, xuất nhập hàng; Quan hệ với nhà cung cấp: Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp là nền tảng quan trọng để có nhiều mối quan hệ tốt, có ưu đãi hơn, chất lượng nguồn hàng tốt hơn, giá thành rẻ hơn, quá trình vận chuyển nhanh chóng hơn… Kỹ năng chăm sóc khách hàng: Bao gồm tác phong và thái độ chăm sóc khách hàng.

Thiết kế nội thất và menu

Thiết kế nội thất cà phê cần phải dựa vào đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến cũng như phong cách- style hướng đến của quán. Ví dụ nếu hướng đến đối tượng là nhân viên văn phòng cần thiết kế với phong cách hiện đại thanh lịch và sang trọng, mang lại không gian nghỉ ngơi thư giãn hoặc gặp gỡ khách hàng, đối tác. Nếu hướng đến đối tượng sinh viên thì thiết kế cần một chút phá cách như phông cách vintage hoặc industrial… Thiết kế quán đẹp và ấn tượng là lợi thế thu hút bởi khách hàng đến với quán cà phê không chỉ để thưởng thức, mà còn để trò chuyện, gặp gỡ khách hàng,“check in”. 

Bên cạnh thiết kế không gian quán, bạn cũng cần thiết kế cho cửa hàng một bộ menu ấn tượng với khách hàng. Bổ sung thêm những hình ảnh bắt mắt để khách hàng có thể tận mắt nhìn thấy đồ uống mà họ sẽ thưởng thức và nếu cửa hàng bạn có bổ sung thêm những món đồ uống mới thì cần cập nhật trong menu nhanh chóng.

Kinh nghiệm thi công xây dựng cửa hàng

Để có quán cafe như ý thì cần phải chọn đơn vị thi công xây dựng uy tín đảm bảo tiến độ, chi phí tối ưu hoá nhất. Đồng thời trong suốt khoảng thời gian đó bạn cần theo sát quá trình thi công nhằm đảm bảo chất lượng cửa hàng và đúng tiến độ theo kế hoạch đã đặt ra cũng như tuỳ chỉnh cho kết quả hợp lý nhất. Theo những kinh nghiệm mở quán cafe thì thời gian thi công xây dựng và chất lượng cửa hàng phụ thuộc khá nhiều vào các điều kiện bên ngoài như thợ thi công, vận chuyển nguyên vật liệu…..

 Kinh nghiệm vận hành quán cà phê

Xây dựng được cơ sở vật chất quán cafe đã rất khó khăn thì vận hành còn phức tạp hơn. Thời gian đầu quán cà phê đi vào hoạt động, bạn cần tập trung giám sát mọi hoạt động của quán để có thể nhanh chóng điều chỉnh những vấn đề phát sinh, điều chỉnh theo nhu cầu của khách hàng. Lúc này ý kiến của khách hàng rất quan trọng tuy nhiên, bạn không nên thay đổi tất cả nhiều khách hàng góp ý, bạn cần xử lý vấn đề một cách tinh tế mà không làm mất đi sự đặc trưng của quán.

Unik là 1 đơn vị top 3 trong ngành thiết kế quán cafe với nhất nhiều công trình nổi tiếng.

Website của UNIK: https://mauthietkecafe.com

Hotline/ Zalo: 0984909119